KESALAHAN DAN BAHAYA DALAM BER – EMAIL JILID 1
E-mail merupakan cara komunikasi yang cepat. Namun sayangnya, kesalahan pada e-mail anda juga akan tersebar sama cepatnya. Bergantung kepada siapa yang melihat e-mail anda, pekerjaan, reputasi atau karir anda bisa terpengaruh.
Sekarang ini hamper semua orang menggunakan email. Namun sayangnya, banyak user di luar sana yang tidak menggunakan secara benar, mengganggu sekuriti, memakan bandwith berlebihan, dan melakukan tindakan kurang beretika. Menghindari kesalahan dalam ber-email tidak sulit. Berikut ada contoh kebiasaan ber-email yang mengganggu dan apa yang bisa anda perbuat untuk melakukan sebaliknya.
Subjek tidak jelas atau tidak ada
Buat si penerima supaya mudah mengetahui tentang apa e-mail anda. Seperti kebanyakan orang pada umumnya, anda bisa merangkum e-mail yang datang berdasarkan tanggal, pengirim, dan subjek. Bukankah anda akan senang jika bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan hanya dari subjeknya? Si pengirim telah mempermudah anda telah menghemat waktu anda.
Di lain pihak, sering kali anda menerima e-mail tanpa subjek atau yang diberi label, misalnya “ nomor telepon yang anda minta” mengapa si pengirim tidak mengatakan langsung di subjek , “ Nomor teleponnya adalah xx-xxx-xxxxxxxx”?
Pada waktu mengirim email yang berhubungan dengan orang tertentu beri rincian pada subjek, beserta dengan namanya. Sebagai contoh, jika Montana telah dipromosikan, buat subjek “Montana telah dipromosikan”. Jangan gunakan nama saja sebagai subjek “ Montana” saja, si penerima bisa saja mengira bahwa Montana telah meninggal dunia.
Pada waktu anda harus mengirim berita duka, nyatakan secara jelas. Misalkan, “Montana RIP” atau “kepergian Montana” atau “Montana [tahun lahir] – [tahun meninggal]”.
Mengganti Topik Tanpa mengganti subjek
Misalkan anda mengirim email ke rekan kerja tentang subjek 1. rekan kerja tersebut kemudian perlu mengirimkan email tentang subjek 2 ke anda. Namun, bukannya membuat email baru dengan subjek “subjek 2 “, ia hanya membalas email anda yang sebelumnya dan membahas subjek 2, dengan baris subjek tetap “subjek 1” mengganggu, bukan?
Pada waktu anda mengirim email, pastikan subjeknya sesuai dengan subjek yang sebenarnya. Jika anda melakukannya pada waktu membalas email, ganti subjeknya sesuai dengan subjek yang sebenarnya.
Memasukan beberapa subjek dalam satu email
Memasukan beberapa subjek dalam satu email bisa mengurangi pengiriman dan pada akhirnya mengurangi lalu-lintas dan volume e-mail. Namun, si penerima bisa saja melewatkan satu atau beberapa topic tersebut. Lebih baik membuat satu topic per email.
Tidak memberikan konteks balasan
Sepanjang itu tidak berlebihan, menyertakan teks email yang asli pada balasan anda kirim bisa membantu si pengirim yang asli untuk memahami respon anda. Jika balasan anda hanyalah “ya” atau “ Itu betul”, maka akan sulit bagi si pengirim untuk memahami jawaban anda. Oleh karena itu, lebih baik memberikan konteks jawaban anda dengan menyertakan pertanyaan yang asli.
Membalas dan Meneruskan
Jika anda menulis tentang si A tapi mengirim hal tersebut ke si B, pastikan anda juga meneruskannya (atau mengirimkannya) ke si B, jangan balas ke si A saja
E-mail merupakan cara komunikasi yang cepat. Namun sayangnya, kesalahan pada e-mail anda juga akan tersebar sama cepatnya. Bergantung kepada siapa yang melihat e-mail anda, pekerjaan, reputasi atau karir anda bisa terpengaruh.
Sekarang ini hamper semua orang menggunakan email. Namun sayangnya, banyak user di luar sana yang tidak menggunakan secara benar, mengganggu sekuriti, memakan bandwith berlebihan, dan melakukan tindakan kurang beretika. Menghindari kesalahan dalam ber-email tidak sulit. Berikut ada contoh kebiasaan ber-email yang mengganggu dan apa yang bisa anda perbuat untuk melakukan sebaliknya.
Subjek tidak jelas atau tidak ada
Buat si penerima supaya mudah mengetahui tentang apa e-mail anda. Seperti kebanyakan orang pada umumnya, anda bisa merangkum e-mail yang datang berdasarkan tanggal, pengirim, dan subjek. Bukankah anda akan senang jika bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan hanya dari subjeknya? Si pengirim telah mempermudah anda telah menghemat waktu anda.
Di lain pihak, sering kali anda menerima e-mail tanpa subjek atau yang diberi label, misalnya “ nomor telepon yang anda minta” mengapa si pengirim tidak mengatakan langsung di subjek , “ Nomor teleponnya adalah xx-xxx-xxxxxxxx”?
Pada waktu mengirim email yang berhubungan dengan orang tertentu beri rincian pada subjek, beserta dengan namanya. Sebagai contoh, jika Montana telah dipromosikan, buat subjek “Montana telah dipromosikan”. Jangan gunakan nama saja sebagai subjek “ Montana” saja, si penerima bisa saja mengira bahwa Montana telah meninggal dunia.
Pada waktu anda harus mengirim berita duka, nyatakan secara jelas. Misalkan, “Montana RIP” atau “kepergian Montana” atau “Montana [tahun lahir] – [tahun meninggal]”.
Mengganti Topik Tanpa mengganti subjek
Misalkan anda mengirim email ke rekan kerja tentang subjek 1. rekan kerja tersebut kemudian perlu mengirimkan email tentang subjek 2 ke anda. Namun, bukannya membuat email baru dengan subjek “subjek 2 “, ia hanya membalas email anda yang sebelumnya dan membahas subjek 2, dengan baris subjek tetap “subjek 1” mengganggu, bukan?
Pada waktu anda mengirim email, pastikan subjeknya sesuai dengan subjek yang sebenarnya. Jika anda melakukannya pada waktu membalas email, ganti subjeknya sesuai dengan subjek yang sebenarnya.
Memasukan beberapa subjek dalam satu email
Memasukan beberapa subjek dalam satu email bisa mengurangi pengiriman dan pada akhirnya mengurangi lalu-lintas dan volume e-mail. Namun, si penerima bisa saja melewatkan satu atau beberapa topic tersebut. Lebih baik membuat satu topic per email.
Tidak memberikan konteks balasan
Sepanjang itu tidak berlebihan, menyertakan teks email yang asli pada balasan anda kirim bisa membantu si pengirim yang asli untuk memahami respon anda. Jika balasan anda hanyalah “ya” atau “ Itu betul”, maka akan sulit bagi si pengirim untuk memahami jawaban anda. Oleh karena itu, lebih baik memberikan konteks jawaban anda dengan menyertakan pertanyaan yang asli.
Membalas dan Meneruskan
Jika anda menulis tentang si A tapi mengirim hal tersebut ke si B, pastikan anda juga meneruskannya (atau mengirimkannya) ke si B, jangan balas ke si A saja
0 comments:
Post a Comment