BLOG SOFTWARE

KESALAHAN DAN BAHAYA DALAM EMAIL JILID 2

Mengirim Sebelum Berpikir

Menjawab sebelum berpikir bisa menyebabkan masalah. Pastikan bahwa anda memang bermaksud seperti apa yang ditulis. Orang bisa asalah mengartikan kata – kata anda. Kalimat lelucon yang dikirm melalui email kemungkinan disalah artikannnya lebih besar disbanding dengan yang dikatakan secara langsung.

Hati hati juga atas reaksi dan respon yang terlalu cepat terhadap email yang menyakitkan anda. Seperti ada tertulis, “ bodohilah yang menyatakan sakit hatinya seketika itu juga, tetapi bijak, yang mengabaikan cemooh.”

Alasan lain mengapa anda harus berpikir dulu sebelum mengirim adalah implikasi hokum. Email bisa dijadikan “temuan” oleh pengacara pihak yang sedang menuntut perusahaan anda. Hal –hal yang anda tuliskan dalam email bisa berada di tangan para pengacara tersebut dan bisa di gunakan sebagai bukti melawan perusahaan anda di pengadilan. Jadi sebelum mengirim email, bayangkan bahwa anda sebagai saksi dan harus menjelaskannya.

Menjawab ke semua

Sebelum menekan Replay to All, pastikan anda emmang perlu melakukannya.apakah semua orang perlu melihat respon anda? Apakah respon anda menguntungkan smua orang? Atau apakah anda hanya mengirim respon pribadi atau membahas hal yang bersifat pribadi dengan pengirim?

Pada situasi seperti itu lebih baik menekan reply, jika tidak, argument pribadi anda akan menjadi rahasia umum. Hati –hati pada waktu menerima email jika anda merupakan anggota suatu group ( misalnya yahoo!group) balasan anda akan dikirim ke semua orang pada grup tersebut meskipun anda hanya menekan reply

Berdebat dengan pengirim

Misalkan si A mengirim email yang mengutip pernyataan si B. si C menerima email tersebut dan sangat tidak seyuju dengan pernyataan si B. namun, pada waktu merespon si B tapi malah dengan si A.

Jika anda adalah si C (penerima), pastikan anda bisa membedakan pada waktu membalas. Hanya karena si A mengutip komentar si B bukan berarti si A setuju dengan si B. pada waktu membalas, tujukan komentar anda ke si A. pada waktu berbincang tentang si B, sebutkan si B secara jelas dan sebaiknya sebutkan sebagai orang ketiga (daripada kedua)

Alamat penerima salah

Hati – hati pada waktu mengirim email, terutama jika software anda mempunyai fitur “pengisian otomatis” (seperti outlook express). Pada waktu anda mengetik nama penerima, software akan mengisikan nama tersebut untuk anda. Jika salah, dan tanpa sadar anda menekan send, anda akan mengirim ke alamat yang salah. Jika pada buku alamat anda terdapat nama join dan jonasa misalnya, maka anda harus berhati hati. Anda memang belum melakukan kesalahan, tetapi kemungkinan itu bisa terjadi.

Menampilkan alamat penerima yang tidak saling kenal

Pernahkah anda menerima email yang juga berisi banyak penerima yang lain?kepala email, yang berisi semua alamat penerima tersebut mungkin memakan setengah layer anda. Selain menganggu, si pengirim mungkin telah melanggar privasi anda dengan mengungkap alamat email anda ke semua penerima yang lain.

Jangan lakukan kesalahan yang sama. Jika anda yakin setiap penerima sudah tahu (atau nanti juga bisa mencari tahu) alamat semua penerima lainnya (misalnya mereka semua satu perusahaan dengan anda), dan jika jumlah penerima relative kecil, silakan cantumkan mereka. Jiak tidak, simpan alamat untuk anda saja dan masukkan alamat si penerima di field blind carbon copy (BCC). Si penerima tidak akan melihat orang lain yang menerima email anda, sehingga menghemat tempat dan melindungi privasi setiap penerima.